¿Qué es el onboarding?
Llamamos onboarding al proceso diseñado para garantizar la adaptación de una persona a la empresa y a su puesto de trabajo.
Forma parte de la llamada “experiencia del empleado” y sería el segundo paso, tras el proceso de selección, del que hablaremos en otros posts.
El primer día de una persona en una empresa siempre es algo estresante, por lo que es de vital importancia que lo tengamos muy bien preparado. Pero no nos podemos quedar sólo en ese día, sino que, si queremos que la persona se sienta acogida y que, además, pueda desarrollar su potencial lo antes posible, deberemos planificar un onboarding que lo garantice. Y éste empieza antes incluso de que la persona “aterrice” en la empresa. El éxito de un buen onboarding se basa en que la incorporación suceda de la manera más fluida posible.
¿Cuánto tiempo dura el proceso?
La duración de un proceso de onboarding dependerá de la empresa y de las labores a realizar, así como de la experiencia que aporte el nuevo empleado. Como comentábamos, comienza mucho antes de que se incorpore, siendo un punto y seguido del proceso de selección.
¿Quién debe hacerse cargo?
El diseño del onboarding a nivel de contenidos suele ser labor del departamento de RRHH; sin embargo, es importante implicar al resto de personas de la organización y, muy en especial, a aquellas personas que van a trabajar más estrechamente con el nuevo empleado.
La colaboración del departamento de marketing (si lo hay) es muy recomendable, ya que para que esta etapa formativa sea un éxito, probablemente nos apoyemos en textos, vídeos, presentaciones, etc., que requieran conocimientos específicos.
¿Cómo preparar un buen onboarding?
Como no será lo mismo prepararlo para alguien que no ha trabajado nunca, para otra persona que lo ha hecho, pero en otros sectores, o para alguien que viene de nuestro mismo sector, lo mejor es diseñar un plan base (que sirva para todas las incorporaciones), acompañado de otro por puesto y, después, adaptarlo a la persona que se va a incorporar.
Para empezar, deberíamos preguntarnos lo siguiente:
(para el plan base)
- ¿Qué datos, documentos, etc. voy a necesitar antes de que el candidato se incorpore a la organización?
- ¿Qué información va a necesitar el candidato antes de incorporarse a la empresa?
- Si yo comenzara mañana a trabajar aquí, ¿qué me gustaría que ocurriera? Esto nos ayudará a empatizar con nuestros nuevos colaboradores y preparar la primera parte del onboarding con mayor exhaustividad.
- ¿Qué hace a esta empresa distinta y especial?
- ¿Cuál es la estructura de la empresa, a nivel de puestos y jerarquías (si las hay)?
- ¿Cómo son las instalaciones? ¿Hay sistema de reservas, por ejemplo, para las salas?
- ¿Tenemos un sistema de gestión de descansos y vacaciones?
- ¿Cuáles son los protocolos de gestión de RRHH?
- ¿Qué personas (y/o puestos) son clave para toda la organización y es imprescindible que cualquier trabajador conozca?
(para el plan por puesto)
- ¿Cuáles son nuestros horarios y calendarios del puesto?
- ¿Qué personas (y/o puestos) son imprescindibles para el desempeño del puesto concreto?
- ¿Qué herramientas y/o materiales necesita para desarrollar el trabajo?
- ¿A quién debería conocer (dentro y fuera de la organización) para poder desarrollar correctamente su trabajo?
- ¿Qué conocimientos específicos necesitará para realizar su trabajo?
(para la adaptación)
- ¿Esta persona ha desempeñado ya este puesto? De ser así, ¿Alguna de las herramientas anteriores puede ser redundante?
- ¿Qué es diferente en nuestra empresa con respecto a otras de nuestro mismo sector?
- Si la persona no ha desempeñado aún este mismo puesto, ¿Hay alguna información relevante que no se recoja en el plan de onboarding del puesto y que debamos añadir?
- ¿Qué formaciones o conocimientos específicos va a necesitar este nuevo colaborador?
Una vez respondidas todas estas preguntas, debemos establecer qué herramientas vamos a usar para cada una de las necesidades materiales y formativas, estableciendo personas responsables de prepararlas y acompañándolo con un cronograma o calendario que refleje los plazos para tenerlas listas.
Luego, haremos un calendario del plan formativo, con los tiempos que durará cada etapa.
El plan debe estar siempre vivo y adaptarse con la suficiente antelación cada vez que haya una nueva incorporación.
Conviene, además, anotar los tiempos que tardamos en elaborar cada parte del plan para estar prevenidos en el futuro, así como cualquier aprendizaje relevante para posteriores incorporaciones.
Herramientas
Te nombramos algunas herramientas para el onboarding. Todas ellas podrán ser físicas o digitales y podrán aportarse desde distintos canales.
- Manual de bienvenida con misión, visión, valores, estructura empresarial, normas, si las hay.
- Calendario con festivos, acciones de team building (si las hay), eventos corporativos, viajes, etc.
- Manuales técnicos.
- Formaciones específicas.
- Visitas a filiales, clientes o proveedores clave, etc.
- Acciones de team building.
Beneficios
Estos son algunos de los beneficios de un buen plan de onboarding:
- Evita el estrés inicial del candidato, dándole una mejor imagen de la empresa, lo que ayuda en su fidelización.
- Ayuda al candidato a entender la empresa, el puesto y sus funciones.
- Evita a la empresa posteriores pérdidas de tiempo debido a desconocimiento o errores.
- El candidato empieza a ser productivo en menor tiempo.
- Garantiza un buen encaje del trabajador en el equipo.
Feedback durante y tras el onboarding
Es esencial que durante esta etapa inicial se abra un diálogo entre la empresa y el trabajador, donde se disipen dudas, se comente el proceso y se mejore cualquier punto que haya sido insuficiente.
Asimismo, es importante una conversación posterior al proceso de onboarding, en la que se comente cómo sido el “aterrizaje” y qué se podría mejorar. Se trata de un momento muy importante, donde el colaborador podrá aportar su punto de vista y ser crítico con lo vivido y la empresa podrá comentar al trabajador dónde cree que están sus áreas de mejora (si las hay). De esta conversación se podrán extraer ideas y mejoras para posteriores procesos de onboarding.
Recuerda dejar constancia de todo lo aprendido durante el proceso, ya que el onboarding debe ser un aprendizaje bidireccional.
Si necesitas ayuda para encontrar el talento más adecuado para tu empresa, no dudes en contactarnos.
