Se habla mucho de la labor comercial en las empresas y muy poco de la gestión administrativa, que suele quedar relegada a un segundo plano. Será por eso que se la conoce como “Back Office”, pero sin duda también porque “guarda las espaldas” permitiendo al resto de la compañía centrarse en el “core business”. En este sector, no es menor su importancia.
Te contamos cómo es el perfil del Back Office o Administrativo Comercial para Fruta y Verdura a continuación.
Estructura de la organización
Sabemos que en el sector de la F&V hay empresas de tamaños muy variados. De ahí que algunas tengan todo tipo de departamentos especializados y otras sólo cuenten con dos áreas: la administrativa y la comercial.
Toda empresa, aun siendo pequeña, necesita un Front Office, que se dedique a vender el producto y a expandir el negocio, y un Back Office, que garantice que la labor del Front Office quede correctamente registrada en los sistemas informáticos para poder llevar la Contabilidad y las Finanzas bajo control.
Cómo se reparten estas dos funciones es distinto según la forma de operar de cada empresa, pero hay un denominador común en casi todas: hay una parte del Back Office que, bien la forman personas que trabajan codo con codo con los integrantes del Front Office, o bien es asumida por el propio Front Office como parte de sus tareas (tal como comentamos en nuestro post sobre el perfil del comercial de F&V). Nos referimos a la elaboración y envío de pedidos, órdenes de carga, facturas o cuentas de venta, entre otros. Lo que también se conoce como «Administración Comercial».
Perfil comercial vs perfil administrativo
Si en una empresa el comercial es a su vez quien se ocupa de estas tareas, requerimos auténticos hombres y mujeres “orquesta” que lo mismo vendan pimientos, que organicen las cargas y descargas o que además introduzcan correctamente todos los datos en los sistemas informáticos.
Yo he visto casos de personas que eran excelentes comerciales, pero no eran capaces de tener el papeleo al día; perdón, no es que haya visto casos, es que esto se da en un altísimo porcentaje de los casos.
Por hacer una generalización, el perfil comercial tradicional no suele caracterizarse por poner especial interés en que los datos queden correctamente registrados, amén de que tienden a priorizar las tareas puramente comerciales en detrimento de las administrativas, como es normal.
Es por esto que tener una buena división de ambas tareas a menudo facilita las cosas. Cuando el vendedor se puede centrar en vender y el gestor se puede centrar en gestionar, todo fluye.
Nuevos tiempos y nuevos perfiles
Es verdad que últimamente han cambiado mucho las vías por las que una empresa puede conseguir ventas y que esto ha favorecido el surgimiento de perfiles comerciales mucho más orientados a los análisis de datos y el pensamiento estratégico, que no tienen ningún problema en registrar dichos datos para después poder sacar conclusiones. Pero aún quedan muchas empresas en este sector que siguen trabajando exclusivamente con el trato directo y las llamadas telefónicas interminables en las que, si quieres vender, lo último que tienes que mencionar es el producto.
Lo que está claro es que organices tu empresa como la organices, siempre vas a necesitar tener los datos de las ventas y compras bien registrados, tanto para basar en ellos tus estrategias como para poder llevar la contabilidad y finanzas en orden, así es que el Back Office es un área de la empresa que requiere especial atención y que si los profesionales que la integran trabajan correcta y eficientemente, te ahorrará muchos quebraderos de cabeza.
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